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Pasar de la excepción a la regla
El trabajo a distancia y distribuido -incluso desde casa- se ha impuesto en las empresas de un modo que nadie había previsto. Lo que antes era una ventaja puede ser útil para inspirarse, pero el éxito en esta nueva realidad requiere soluciones escalables que potencien a los trabajadores.
El impacto de los nuevos retos
En el pasado, muchos veían el trabajo a distancia como una alternativa menos productiva que estar en la oficina.
A pesar de la creciente adopción, el trabajo desde casa se toleraba como una opción una vez a la semana, para determinadas personas o en función de cada caso. Aunque cada organización era diferente, "trabajar desde casa" era en general un concepto que se consideraba inferior a la oficina y que hacía que las personas lo miraran de forma extraña. Eso cambió de la noche a la mañana. En la nueva realidad, nadie está en la oficina. No existe la oficina tal, como la conocíamos. Ya no podemos permitirnos el lujo de subestimar el trabajo a distancia.
El trabajo a distancia transforma los antiguos contratiempos menores en grandes desafíos. ¿Qué ocurre cuando los trabajadores se distraen en casa? ¿Cuál es el impacto en los proyectos basados en equipos que antes dependían en gran medida de la interacción continua en persona? ¿Cómo afecta a la seguridad y la productividad? Estos problemas son reales. El trabajo a distancia y todos sus retos han llegado.
Las soluciones del pasado se basan en suposiciones del pasado
Las soluciones tradicionales de trabajo remoto asumen que todos los demás están en la oficina.
Diseñadas principalmente para las personas que no están en la oficina, las soluciones del pasado favorecen la oficina y desfavorecen el trabajo remoto. El software y los servicios en la nube, aunque son una evolución técnica importante, no garantizan instantáneamente un mejor trabajo a distancia. Toleramos las conferencias que imitan mal la experiencia en persona y dejamos las cámaras web apagadas porque la mayoría de los trabajadores estaban cara a cara. No teníamos la urgencia de sincronizar los archivos de forma eficaz cuando los colaboradores estaban al lado. Las soluciones de trabajo remoto estaban optimizadas para unos pocos teletrabajadores. ¿Se acaba de unir alguien? y ¿Pueden todos ver mi pantalla? se convirtieron en vocabulario común.
La definición de la oficina ha cambiado drásticamente. Incluso los equipos distribuidos en distintas oficinas tienen pocos precedentes en la situación actual. Las soluciones afectan a los departamentos, a la dirección, al personal y a otros trabajadores de la oficina que nunca se habían planteado trabajar desde casa. Estos frágiles mosaicos de herramientas fueron diseñados para personas que ya no están en la oficina. Las antiguas soluciones son inherentemente defectuosas.
Establecer flujos de trabajo remotos escalables
El trabajo a distancia era un gran avance que estaba por llegar. Aunque muchos ya hablan de la nueva normalidad, se requiere un cambio de mentalidad para pasar de las paradas a corto plazo que minimizan las interrupciones a los flujos de trabajo a largo plazo que dan prioridad a los resultados y fomentan la resiliencia.
Crear impulso a través de los flujos de trabajo
Los líderes informan de historias de éxito y elogian con razón a sus nuevos equipos remotos por adaptarse a la interrupción. Sin embargo, las fuerzas de trabajo no pueden permanecer en modo de crisis. Si bien muchos trabajadores volverán a la oficina cuando las circunstancias mejoren, los equipos total o parcialmente virtuales ya no son los únicos atípicos. El futuro del trabajo remoto no puede ser un intento persistente de mantenerse a flote.
Las soluciones sostenibles a largo plazo requieren impulso. Los nuevos flujos de trabajo escalables y fiables que incorporan tanto la tecnología como los procesos son la base de este impulso. Estos flujos de trabajo deben optimizar toda la gama de posibilidades distribuidas y aprovechar las ventajas únicas que hacen que los resultados remotos sean mejores que los de la oficina. El futuro consiste en prosperar, no en sobrevivir.
Acelerar la transición a la nueva normalidad
Existen varios enfoques para la transición hacia flujos de trabajo escalables hoy en día si este futuro remoto parece demasiado optimista.
En primer lugar, hay que crear "salas de guerra" que restablezcan los vínculos informales rotos. Aunque el aislamiento es un dolor común del trabajo remoto, el impacto no se limita a lo social. Los equipos remotos echan absolutamente de menos el contexto de trabajo en tiempo real. La mayoría de las sutilezas que se escapan son resultado de interacciones ad hoc. Los enlaces sin fricción son esenciales. Muchas organizaciones utilizan herramientas como Slack y Microsoft Teams para llenar este vacío, pero una simple línea de conferencia abierta puede funcionar al principio. Lo más probable es que ya tengas herramientas para hacerlo.
En segundo lugar, poner toda la información en un lugar accesible para todos. Hay un número ilimitado de formas de transmitir contenidos, como el correo electrónico, la mensajería y las unidades compartidas. Es habitual confiar en hábitos rutinarios, como el envío de archivos adjuntos por correo electrónico. Mientras que la fragmentación puede ser tolerable en las oficinas tradicionales, resulta en confusión y desconexión para los equipos remotos y distribuidos. Mantén una única fuente de verdad y refuerce el comportamiento mediante el ejemplo y la retroalimentación.
En tercer lugar, aprovecha las herramientas de colaboración profunda. Aunque la colaboración se utiliza a menudo como palabra de moda, las últimas funciones del software en la nube ayudan a establecer más responsabilidad y productividad que la oficina física. Google Docs y algunas plataformas de ingeniería permiten que diferentes personas contribuyan al mismo trabajo. Las herramientas de gestión de proyectos y tareas, como Asana y Trello, crean listas de acciones dinámicas a las que todos pueden acceder desde cualquier lugar. Los líderes a menudo se preocupan por perder el control al pasar a ser remotos, pero la deslocalización es en realidad una falsa seguridad porque no dice nada sobre los resultados. Busca estas capacidades en las herramientas existentes y adóptalas en el futuro. De este modo, el éxito se mide más allá de la presencia en la oficina.
Prosperar en el futuro del trabajo a distancia
Sí, de repente todo el mundo de la oficina trabaja desde casa. Aunque las antiguas soluciones se construyen para la oficina, todavía es posible prosperar en un futuro de trabajo remoto. De hecho, crear un impulso en torno a los flujos de trabajo remotos escalables y acelerar esta transformación dará sus frutos de muchas maneras positivas e inesperadas. ¿Qué medidas está tomando tu organización para pasar de sobrevivir a prosperar?
Sobre el autor
Daniel Mark Adsit es Consultor Principal de Mergence Systems, especializado en ayudar a los líderes experimentados a utilizar sistemas para escalar equipos remotos y globales. Durante su carrera, ha completado proyectos en más de 15 países para organizaciones como Eaton Corporation, Altera y agencias de marketing certificadas por HubSpot. Adsit también trabaja con un equipo del MIT que imparte cursos de aprendizaje electrónico a miles de estudiantes en empresas de todo el mundo utilizando la plataforma Open edX. Se graduó en el Programa de Diseño y Gestión de Sistemas (SDM) del MIT y en la Facultad de Ingeniería de Cornell y le gusta montar a caballo y viajar.